GTD(Get Things Done)

GTD (Getting Things Done, 할일 바로 해치우기, David Allen)
- 일의 가치보다는 실행 가능성이 더 중용한 평가기준
- 할일 바로 해치우기
   모든 할 일을 Inbox에 집어넣고, 바로 처리 할 일들은 Next Action에, 그 외의 것들은 Project에 넣어서 관리
   Project들의 경우에는 주기적으로 관리하고 검토해서 다시 Next Action에 넣고..
- 1. 수집 –>  2. 평가 /분류–>  3. 관리 –>  4. 검토 –>  5. 실행

   1. Collect : 머리 속이나 컴퓨터 내부 그리고 주변의 모든 것을 InBox에 집어 넣는 것
   2. Process: InBox에서 꺼낸 대상을 GTD에 정한 기준에 따라 각각 해당 폴더로 보내는 과정

          1) 참고 자료
          2) 대기 자료 (시간이 날 때, 점검하여 자료를 다시 검토하는 기회를 가진다)
          3) 즉시 버린다.
          4) 두 개 이상의 행동이 요구되는 경우, (이를 묶어 별도 프로젝트로 관리)
          5) 2분안에 가능한 행동인가? 무조건 즉시 수행
          6) 위임 하기
          7) 특정 날짜와 시간의 행동 (캘린더 소프트웨어 등에 기록 (삶의 많은 일들은 대개 특정 날짜나 시간이 정해져 있지는 않고 특정한 범위나 대략적 기간 동안 혹은 완료 시점에 다소 여유가 있는 행동들이다.)
3. Manage

Context 는 행동을 수행되는 전제 조건, 일반적으로 위치와 환경 요소를 의미

4. Review매일, 매주 혹은 정해진 시간 단위로 GTD 시스템의 캘린더, '다음 행동' 그리고 '대기' 폴더 내의 사항이 실행 가능한 상태로 될 수 있는 지를 점검하고 행동 가능 여부를 파악한다. 즉, 각 행동과 프로젝트 폴더에 쌓여 있는 사안 들이 언제, 어떻게 적용될 수 있는 가를 검토하여 최대한 효율적인 진행을 통하여 생산성을 향상시킬 수 있는 방법을 결정하는 것이다
각 폴더에서 대기하고 있는 행동 리스트와 대기 리스트를 정기적으로 상태를 점검하여 다음의 실행 단계로 넘어 갈 수 있는 항목을 관리하는 과정

5. 고민하지 많고 정해진 대로 일단 실행하고 중간에서 발생하는 문제를 해결해가면서 최종 단계로 진행해야 한다.

"DrChoi Blog"에서도 역시 그 개념을 살펴 볼 수 있으니..
굳이 내가 또 정리할 필요는 없을 듯하다.

Informant

 

Toodledo

 

<참조>
http://wisdomlife.tistory.com/139
나머지를 위한 GTD 블로그
http://simpleblogging.tistory.com
http://drchoi.or.kr/990
http://futureshaper.tistory.com/209

 

http://anabubula.com/Productivity-your-wall-GTD-wallpaper-v3

GTD  'Getting Things Done'   by David Allen
Bottop-up 방식:
Top-down 방식으로는 효과적인 시간관리가 어렵다는 대전제아래,  현대의 사회에서는 bottom-up 방식이 효율적인 시간관리가 가능하다고 주장
Lothar J. Seiwert의 (단순하게 살아라)정도가 David Allen과 비슷한면이 많다.

Top-Down방식: 대부분의 시간관리, 자기관리는 Stephen Covey의 (소중한 것을 먼저하라)와 같이 top-down 방식
기본 가치를 찾고 사명을 찾아 인생의 목표를 찾고, 목표를 위한 역활을 주간 단위로 계획 하여 일을 처리해 나아가는 방법론

David Allen은 우리 주위에 수많은 일들을 일련의 프로세스와 하여 어떤일을 언제 어떻게 해야할지를 망설이지 말고 일을 처리해 나가라고 주장한다. 우리는 "아직 할일이 남아 있는데"라는 생각에서 스트레스를 받으며, 어떤일을 언제 할까라는 망설임에 우리의 우수한 두뇌를 사용하지 말고, 그러한 부분은 프로세스에 맡기고, 항상 가장 높은 생산성으로 일을 처리하는 데에 주력하고, 이렇게 일을 마침으로써 보람을 느끼고, 항상 우리를 괴롭히는 스트레스에서 해방 되어야 한다고 주장한다.

그 프로세스는 대략 다음과 같다.
일거리를 "모두" 수집한다.
수집후, 먼저 버릴것과, 보류할 것, 그리고 참고할 부분은 실행 할수 없는 부분으로, 그리고 실행 할수 있는 부분은, 그 다음 행동에 따라 다단계 프로젝트화 관리를 하거나, 2분안에 해결될 일은 직접 그 자리에서 끝내고, 나머지는 위임 또는 연기를 하는 프로세스이다. 

간단하게 Allen의 철학을 정리하면, 다음 2가지 인것 같다.
첫째, 우리의 모든 할일에 대한 생각을 머리 밖으로 끄집어 내어 "수집"함으로써 우리는 무엇인가 질질 끌리는 듯한 스트레스에서 자유로와 질 수 있다.
두번째, 이러한 프로세스를 거치는 이유는, 모든 일을, "할일"정도로 관리하는 것이 하니라, 실제 "다음 단계로 행해야 할일", 즉 actionable item화 한다면, "할일"목록을 모고 무슨일을 할지, 막연하게, 때로는 부정적으로 생각에 빠지는 것이 아니라, "actionable item"을 보고 그냥 일을 진행 할 수 있게 해 주는 것이다. 

Covey의 7 Habits도 의미있는 기법이지만,  Getting Things Done도  실제 실행 단계 관리방법론으로 충분히 가치가 있다

GTD의 기본원리
: ' 할일이 정말 많구나'라는 생각을 항상 하게 되지만 머리에서 맴도는 모든 일들을 죄다 뽑아내서  종이나 PDA나 메일함에 기록하지 않으면 진짜 머리털이 빠질수 있다고 생각합니다. 일에 대한 잡생각은 오로지 압력이나 부담으로 될수 있을뿐 정리가 되지 않으면 해야 할 중요한 일들을 잊어버릴수도 있고 일에 두서가 없어지게 되며 일의 순서를 합리하게 안배할수가 없습니다. 생각나는 일을 하나하나 열거하고 일의 순서를 안배완료후 전심전력으로 일을 해결해나감으로서 자신에 대한 압력과 압박을 더는것이 GTD의 원리와 실천이 아닌가 생각합니다.

 

GTD의 개인실천:
1. 수집:

모든 생각들 그리고 해결되지 않은 일들(GTD에서 얘기하는 Stuff) 을 머리에서 전부 털어내서 종이나 PDA같은것에 기록해넣습니다. 모든 해결되지 않은 일들을 주어 담아넣은 바구니는 GTD에서 INBOX라고 명칭하며 이 INBOX는 종이장이 될수도 있고 PDA가 될수도 있으며 나의 MAIL INBOX가 될수도 있습니다. 현재 저의 INBOX는 아래의 몇가지 공구를 사용합니다.

-구글 캘린더:  전체적으로 한 두달내에 진행될 몇가지 중요한 행사나 회의의 일정을 기록해 넣고 가끔씩 확인을 합니다. 친구나 가족들의 생일같은것도 이 곳에 기록을 할수가 있구요. 시간적압박이 있는 일들은 이곳에 기록해둡니다.

-GTDInbox : GTDInbox 란 별다른 것이 아니고 Gmail에 GTDinbox기능을 추가해 사용하는 방법입니다.
  참고로 GTDInbox로 시간관리하기 라는 포스팅에 소개가 되여 있습니다. 개인적으로 많은 업무는 Email로 처리되기때문에 저는 GTDInbox를 이용합니다.

-종이장과 필: 페기된 A4용지의 뒷면에다 필로서 매일 적는데 이 종이장들을 네묶음으로 나누어서 사용하며 아래와 같이 명칭해서 씁니다. (종이장에 쓰는 일들은 모든 일들이 될수가 있겠지만 저는 보통 메일로 처리할수 없는 일들만 혹은 중요한 일들만을 기록하고 있습니다) 실지 아래 사진과 같이 부동한 색상의 Hipster PDA를 이용하면 더욱 좋겠으나 경제적인 방법으로 저는 보통 A4용지 그것도 페기된 종이의 뒷면를 사용하고 있습니다. Introducing the Hipster PDA

*Top Urgent: 말 그대로 최고로 급한 일들만 이곳에 적어서 우선적으로 처리하며 이 부분은 자체 처리 혹은 팀워크로 나누어서 진행을 시킵니다. 
*Action/Next Action: 위에서 얘기한 Top Urgent 급 이외의 2-3분내로 바로 처리할수 있는 사안들이나 시간을 좀 더 들여서 처리해야 하는 사안들을 분류하여 기록을 하는 종이입니다. 
*Waiting On: 다른 사람한테 맡겨서 진행하는 일들 (결과만 확인해야 하는 일들), 상대의 답복을 기다리는 사안들, 아무튼 말 그대로 시간을 좀 가지고 기다려서 처리해야 하는 일들을 얘기하며, 매일 집중적으로 약 10분 내지 20분만 내서 확인한 하면 끝나는 사안들입니다. 
*Some Day: 아무때나 처리해도 될 사안들이나 며칠후 언젠가 처리해야 할 일들을 기록해두는 종이입니다.

2. 정리/조직: 

해야 할 일들을 위에서 얘기한 Top Urgent/Action/Next Action/Waiting On/Some Day로 정리를 하는 일입니다.

구체적인 Stuff에 대해서 액션어블한것(행동으로 옮길수 있는 사안)과 그렇지 않은 사항들로 우선 분류하고 액션어블한 내용에 대해서는 긴급사안, 바로 처리할 사안 혹은 다음에 처리할 사안등으로 분류하는 과정입니다.

중요한것은 위의 자료들이 시시각각  그리고 매일 한번씩 업데이트 되여야 한다는것이며, 완료된 사항들은 Inbox에서 털어내야 합니다. 즉 지워버리는것입니다.
조직은 GTD 실천과정의 중점이며 이 과정은 아래의 그림에서도 보아낼수 있습니다.
그리고 일반 TO DO LIST와 다른 점이라면 GTD는 해야 할 일들을 시간/장소/처리 수단에 따라서 구체적인 일들을 세분화 하여 처리할것을 강조합니다.
예를 들어서 전화상으로 처리할 일/EMAIL로 처리할 일/차안에서 처리해야 할 일 등으로 나누며 개인이 처리해야 할일과 다른 사람한테 맡겨서 처리할 일들을 세분화 하여 효율성을 강조합니다.

GTD의 방법 및 순서

3. 집행 : 위의 과정과 같이 수집/정리/조직과정을 거친후 구체적인 처리로 넘어갑니다.

4. 회고 :  매일 한번씩, 적어서 일주일에 한번씩 자신의 하루동안  혹은 일주일동안의 일처리 과정 및 효율성에 대해서 재검토를 하고 이미 완료된 일들과 미완료된 일들 그리고 내일 할일 혹은 다음주에 할 일들을 다시 한번 정리합니다. 이 부분도 GTD에 있어서 상당히 중요한 부분입니다.

 

간단한 총결:
1. GTD는 아무래도 개인적인 실천이기에 자신의 성격 특성에 맞는 GTD 시스템을 구축해야 하며 천편일률적인것은 없다고 생각합니다. 
    GTD의 개념을 정확히 이해하는것이 첫째이고 정확한 방법에 따라 꾸준히 견지하는것이 결실을 맺을수 있을거라고 믿습니다. 

 

 

    <참조>
David Allen의 GTD
위키 패디아의 자료
한글로 번역된 도서: '끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기'
Palm OS 를 이용한 GTD by 클유저   (전체글 다운받기)